Das Importhandbuch

Stand: 05.08.20223.3.4. Proforma - Rechnungen

Proforma-Rechnungen

Bei der Einfuhr von Waren ist dem Zoll ein Wertnachweis vorzulegen, welcher es der Behörde ermöglicht die Höhe der Einfuhrabgaben zu berechnen. Dies wird bei Handelsgeschäften üblicherweise die Handelsrechnung sein. Allerdings gibt es auch eine Reihe von Fällen, in welchen dem Empfänger der Ware keine Kosten verrechnet werden (zB Garantieleistungen, kostenlose Musterlieferungen etc.). Da aber auch bei kostenlosen Lieferungen im Bestimmungsland die Einfuhrabgaben oftmals anfallen und erhoben werden, muss der Wert der kostenlos gelieferten  Waren deklariert werden. Die Ausstellung einer Proforma-Rechnung ist meist der einfachste Weg. Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei bloß um einen Beleg „der Form halber“ und ist somit kein Beleg im Sinne der kaufmännischen Aufzeichnungen und Buchführung. Die Proforma-Rechnung schafft in der Buchhaltung des Ausstellers keine Forderung bzw. ist eine Begleichung durch den Empfänger nicht erforderlich.

In rechtlicher Hinsicht ist zu beachten, dass eine Proforma-Rechnung als Auftragsbestätigung angesehen wird und deshalb in manchen Ländern genau zu diesem Zweck vom Käufer angefordert wird. Andere Anwendungsfälle warum vom Käufer eine Proforma-Rechnung verlangt wird sind zB eine vereinbarte Vorauskasse oder die Einholung von Einfuhrlizenzen bzw. Devisenfreigaben im Bestimmungsland.

Bei Ausstellung einer Proforma-Rechnung und einer zusätzlichen Handelsrechnung zu einem späteren Zeitpunkt, muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Angaben in beiden Belegen identisch sind. Die manchmal geforderte Angabe von geringeren Werten in der Proforma-Rechnung könnte als Beihilfe zur Abgabenverkürzung ausgelegt werden, sollte mit dem geringeren Warenwert die Einfuhrverzollung durchgeführt werden. Dies gilt auch insbesondere bei kostenlosen Musterlieferungen etc. Obwohl es keinen Transaktionswert gibt, muss unbedingt darauf geachtet werden, einen möglichst realistischen und marktkonformen Warenwert anzugeben. Die Einfuhr von Mustern ist in vielen Ländern oftmals abgabenfrei möglich, insbesondere dann, wenn die Ware von der Aufmachung her nicht für den Handel geeignet ist, sondern lediglich der Verkaufsförderung dienen kann (zB ein Schuh mit einem Loch in der Sohle).

 

Inhalt und Aufmachung der Proforma-Rechnung

Aus zollrechtlicher Sicht sollten die Proforma-Rechnungen als solche gekennzeichnet sein, evt. auch mit dem Zusatz „for customs purposes only“. Da Proforma-Rechnungen häufig für die Zollabwicklung verwendet werden, sollten sie die üblichen Handelsangaben enthalten wie Lieferant, Empfänger, Art und Anzahl der Verpackung, Warenart, Warenwert, Gewicht, Lieferkonditionen etc. Auch die Angabe von Ursprungshinweisen und präferenziellen Ursprungserklärungen ist auf der Proforma-Rechnung möglich.