Stand: 02.09.202114.3. Meldepflicht laut Entsendegesetz

Die Aufnahme von gewerblichen Tätigkeiten in der Schweiz muss im Vorfeld an die zuständige kantonale Behörde gemeldet werden. Die Meldepflicht trifft sowohl den Unternehmer (wenn er in der Schweiz selbst tätig wird) als auch Arbeitnehmer, die in die Schweiz entsendet werden. Hierfür gibt es zwei unterschiedliche Meldeverfahren:

Meldepflicht für die Entsendung von Arbeitnehmern

Meldefristen

In den sensiblen Bereichen wie Bauhaupt- und Baunebengewerbe, gärtnerische Dienstleistungen und Landschaftsbau, in der Gastronomie und Hotellerie, dem Reinigungsgewerbe in Industrie und Privathaushalten, dem Bewachungs- und Sicherheitsgewerbe, dem Reisendengewerbe (ausgenommen: Zirkusse und Messen) oder dem Erotikgewerbe ist die Meldung stets vom 1. Tag der Tätigkeit an, und zwar 8 Tage vor Beginn dieser Tätigkeiten durchzuführen. Die Arbeiten dürfen demnach erst acht Tage nach erfolgter Meldung aufgenommen werden. Diese Frist wird in einigen Kantonen strikt kontrolliert.

Beispiel "Holzbauunternehmen":
Wurde die Meldung am 15. März gemacht, darf vor dem 23. März keine Arbeit aufgenommen werden.

Alle anderen gewerblichen Tätigkeiten müssen nur dann 8 Tage vor Aufnahme der Arbeit gemeldet werden, wenn die beabsichtigte Dauer der Tätigkeit im Kalenderjahr in Summe 8 Tage übersteigen wird. Eine vorherige Meldung ist hier erst ab dem 9. Tag notwendig (bei tageweiser Berechnung der Aufenthaltstage), allerdings dann wiederum 8 Tage vor Beginn der Arbeiten.

Die Kundenakquise auf Messen bzw. bei Firmenbesuchen - auch ohne Verkauf - ist eine wirtschaftliche Tätigkeit, welche unter die 90-Tage Regelung (s. Punkt 14.1) fällt und ab dem 9. Tag (8 Tage vorher) meldepflichtig ist.

Beispiel "Messeausststeller":

Die Meldung muss sowohl für die entsandten Mitarbeiter als auch für Selbständige (s. unten) erbracht werden.

Online-Meldeverfahren

Grundsätzlich ist die Meldung über die Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit im Online-Verfahren vorzunehmen. Dazu muss sich das Unternehmen auf einem Online-Portal des Staatssekretariats für Migration (SEM) registrieren und anschließend die Daten zum Unternehmen/Arbeitgeber, Tätigkeitsort, Dauer und Zweck der Arbeiten, Namen und Funktion der Mitarbeiter etc. übermitteln.

In der Meldung sollte die Berufsbezeichung der entsendeten Mitarbeiter möglichst genau umschrieben werden. So ist die Bezeichung "Monteur" zu allgemein und sollte durch die entsprechende Berufsbezeichnung ersetzt werden (z.B. Montagetischler anstatt Monteur). 

Tipp: Die Meldung sollte bei Aufträgen über mehrere Wochen immer von Montag-Freitag gemacht werden, damit das arbeitsfreie Wochenende nicht beim 90-Tage-Kontingent berücksichtigt und somit ebenfalls abgezogen wird.

In Ausnahmefällen, wenn z.B. aus technischen Gründen (z.B. kein Internet) eine Meldung online nicht durchgeführt werden kann, ist eine schriftliche Meldung per Fax oder Post beim örtlich zuständigen kantonalen Amt zulässig. Die Kontaktdaten der zuständigen Behörden am jeweiligen Einsatzort können unter www.sem.admin.ch [Pfad: Das SEM > Kontakt > Kantonale Behörden > Kantonale Behörden für Meldeverfahren] abgerufen werden. Auf den Webseiten der einzelnen Kantonalen Behörden liegen die Meldeformulare zum Download bereit.

Im Online-Meldeverfahren muss der meldende Arbeitgeber bzw. Selbstständige bestätigen, dass er das Entsendegesetz kennt und die minimal geltenden Arbeits- und Lohnbestimmungen einhalten wird. U.a. bekräftigt er, dass er

Das Meldeverfahren kann erst dann abgeschlossen werden, wenn diese Angaben bestätigt wurden. 

Zusätzlich dazu wird der Arbeitgeber gefragt, ob er über eine Schweizer Mehrwertsteuernummer verfügt. Wird die Frage mit „Ja“ beantwortet, ist die Schweizer MWST-Nummer bekanntzugeben. Bei „Nein“ wird man jedoch auf die Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung weitergeleitet. Dort sind detaillierte Fragen zu vergangenen sowie zu geplanten Projekten (z.B. Umsatzhöhe im vergangenen Kalenderjahr, Empfänger der erbrachten Leistungen in der Schweiz etc.) zu beantworten.

Achtung: Diese Zusatzfrage zur Mehrwertsteuernummer ist für die Absendung der Meldung nicht verpflichtend zu beantworten. Es liegt im Ermessen des Unternehmens diese Informationen bekanntzugeben.

Fragen zum Meldeformular können per Mail an folgende Adresse gerichtet werden: online-support@bfm.admin.ch.

Meldebestätigung

Grundsätzlich ist die Online-Meldung kostenfrei. Nach Eingabe aller Daten erhält der Arbeitgeber per E-Mail eine Meldebestätigung von der zuständigen kantonalen Behörde zugestellt, welche am Einsatzort mitgeführt werden sollte.

Sollte die Meldung in einem Ausnahmefall nicht online durchgeführt worden sein, kann eine schriftliche Meldebestätigung nur auf Ersuchen und gegen ein Gebühr pro Meldung ausgestellt werden.

Änderungen einer Meldung

Ergeben sich nach erfolgter Meldung Änderungen (z.B. längere Einsatzdauer, anderer Einsatzort oder überhaupt andere Arbeitnehmer), sind diese Änderungen unverzüglich der für den Arbeits- und Einsatzort zuständigen kantonalen Behörde zu melden.

Sollte an einem Tag doch nicht gearbeitet werden, sollte dies unverzüglich, bis spätestens 12:00 Uhr des Folgetages, per Mail gemeldet werden, um einen Abzug dieses Tages vom 90-Tage-Gesamtkontingent zu vermeiden.

Entsendung von Arbeitnehmern mit bulgarischer, rumänischer oder kroatischer Staatsbürgerschaft

Unselbständige Arbeitnehmer aus Bulgarien und Rumänien können seit 1. Juni 2016 ohne vorherige Bewilligung im Auftrag eines österreichischen Arbeitgebers in die Schweiz entsendet werden. Sollte die Zuwanderung aus Bulgarien und Rumänien jedoch um 10 Prozent über dem Mittel der vorangegangenen drei Jahre liegen, kann die Schweiz erneut Kontingente festlegen.

Eine Ausdehnung des Freizügigkeitsabkommens auf Kroatien wurde mit 16. Dezember 2016 ratifiziert. Seit 1. Januar 2017 gelten nun gegenüber entsandten Arbeitnehmern mit kroatischer Staatsbürgerschaft besondere Übergangsbeschränkungen mit arbeitsmarktrechtlichen Beschränkungen (Inländervorrang und Konktrolle der Lohn- und Arbeitsbedingungen) sowie Höchstzahlen. Grenzüberschreitende Dienstleistungserbringer mit kroatischer Staatsbürgerschaft bleiben ab dem ersten Tag bewilligungspflichtig, wenn Sie in der Schweiz Dienstleistungen in folgenden Branchen erbringen: Bauhaupt-, Baunebengewerbe und verwandte Wirtschaftszweige, gärtnerische Dienstleistungen und Landschaftsbau, industrielle Reinigung und Überwachungs- und Sicherheitsdienste.

In den übrigen "allgemeinen Branchen" gilt für entsandte Arbeitnehmer mit kroatischer Staatsbürgerschaft die gleiche Regelung wie für grenzüberschreitende Dienstleistungserbringer aus den übrigen EU/EFTA-Staaten. 

Entsendung von Drittstaatangehörigen

Mitarbeiter, die keine EU-Staatsbürgerschaft besitzen und von einem EU-Unternehmer zur Erbringung einer Dienstleistung in die Schweiz entsendet werden, unterliegen grundsätzlich ebenfalls nur dem Meldeverfahren. Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Vereinfachung des Meldeverfahrens ist aber, dass diese Mitarbeiter seit mind. 12 Monaten bei dem entsendenden österr. Unternehmen beschäftigt sind (Stammpersonal). Der Meldung ist eine Kopie der EU-Aufenthaltsgenehmigung beizulegen.

Die Entsendung von Drittstaatangehörigen direkt aus dem Drittstaat unterliegt jedoch dem Kontigentverfahren der einzelnen Kantone.

Entsendung von Leasingarbeitern

Die Entsendung und der Verleih von ausländischem Leasingpersonal in die Schweiz ist streng verboten. In den bilateralen Verträgen zwischen der Schweiz und der EU wurde der Bereich Personalverleih und -vermittlung aus dem Ausland nicht liberalisiert.

Erlaubt ist hingegen, Leihpersonal von Schweizer Leasingfirmen zu beschäftigen.

Weiterführende Informationen zu grenzüberschreitenden Personalverleih- und Arbeitsvermittlungskonstellationen sowie deren Zuslässigkeit nach dem Arbeitsvermittlungsgesetz (AVG) finden Sie unter www.seco.admin.ch [Pfad: Arbeit > Personenfreizügigkeit und Arbeitsbeziehungen > Private Arbeitsvermittlung und Personalverleih].

Meldepflicht für Selbständige Unternehmer/Einzelunternehmer

Auch der Unternehmer muss eine Meldeverfahren durchführen, wenn er in der Schweiz selber tätig wird. Für den Unternehmer gibt es ein eigenes Formular bzw. gelten keine Mindestlöhne.

In letzter Zeit wird vor allem das Problem der Scheinselbständigkeit bekämpft, da Selbständige von den Schweizerischen Lohnbestimmungen ausgenommen sind. Österreichische Dienstleistungserbringer in der Schweiz sind verpflichtet (Dokumentationspflicht), den Schweizer Behörden auf deren Aufforderung hin Unterlagen zum Nachweis der Selbständigkeit beizubringen.

Deshalb müssen obligatorisch folgende Unterlagen am Einsatzort mitgeführt werden:

Weiters müssen auf Anfrage noch weitere Unterlagen beigebracht werden können: Gewerbeschein, Liste der Auftraggeber im In- und Ausland (könnte problematisch sein, wenn es nur eine geringe Anzahl von Auftraggebern gibt), eigenes Firmenfahrzeug des Unternehmers, eigene Betriebsmittel (z.B. Werkzeug), Ausdruck der eigenen Website/Werbematerialien, Briefpapier für Rechnungen, Mietvertrag der Betriebsstätte in Österreich oder ein Foto der Betriebsniederlassung in Österreich mit Firmenschild (wenn vorhanden), Mitgliederbestätigung bei der österreichischen Wirtschaftskammer usw.

Wichtig ist vor allem nachzuweisen, dass der selbstständig Erwerbstätige auf eigene Rechnung, unter freier Gestaltung der Abwicklung und auf eigenes Risiko den Auftrag durchführt. Bei Abrechnung nach geleisteten Stunden, Arbeitskleidung des Auftraggebers, Bereitstellung von Werkzeug, Vorgabe der Arbeitszeit, Übernahme der Unterkunft und Verpflegung durch den Auftraggeber, Eingliederung in eine Arbeitsorganisation des Auftraggebers,... wird eine Scheinselbständigkeit vermutet.

Kroatische Staatsbürger, welche ein Unternehmen mit Sitz in Österreich betreiben, bleiben, wenn Sie eigenständig eine Dienstleistung in der Schweiz erbringen möchten, weiterhin in den obengenannten Branchen bewilligungspflichtig. Die Erteilung dieser Genehmigung liegt im Ermessen der kantonalen Behörden. Bei einer Dienstleistungserbringung in den übrigen Branchen besteht eine Meldepflicht.

Bulgarische und rumänische Staatsbürger, welche ein Unternehmen mit Sitz in Österreich oder einem anderen EU-Land betreiben, unterliegen seit 1. Juni 2016 nicht mehr den Übergangsbestimmungen des Freizügigkeitsabkommens (FZA). Somit sind deren vorübergehend in der Schweiz erbrachten Dienstleistungen bis 90 Arbeitstage im Kalenderjahr, unabhängig von der Branche, dem Meldeverfahren unterstellt. Sie sind somit den Dienstleistungserbringern der übrigen EU/EFTA-Staaten (ausgenommen Kroatien) gleichgestellt.

Sämtliche Infos zum Meldeverfahren bzw. die Adressen der Meldestellen sind veröffentlicht unter: www.sem.admin.ch [Pfad: Einreise, Aufenthalt & Arbeit > Personenfreizügigkeit Schweiz - EU/EFTA > Meldeverfahren für kurzfristige Erwerbstätigkeit].

Seit September 2013 ist dieser verpflichtenden Online-Meldung ein weiteres Meldeverfahren zur Anerkennung von Berufsqualifikationen vorgeschaltet (s. Kap. 14.2.).

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